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ERP系统:印刷企业管理变革助推器

时间:2017-08-18 10:49  来源:未知  作者:admin

  ERP(企业资源计划)是针对物资资源管理(物流)、人力资源管理(人流)、财务资源管理(财流)、信息资源管理(信息流)集成一体化的企业管理软件,包含客户/服务架构、使用图形用户接口、应用系统制作,是帮助管理者解决企业管理问题的有效工具。近年来,越来越多的印刷企业管理者将目光投向了ERP,希望借助这一先进的管理工具为企业创造更大的利润。那么,一套适合本企业实际的ERP系统究竟可以为企业带来哪些方面的效益,自然成为印刷企业管理者关注的焦点。

  众所周知,印刷行业是一个特殊的加工行业。不同客户、不同产品,其用料和工艺往往都不相同。如果采用传统的报价模式,企业报价人员需要根据客户的要求依次计算出印张、理论用纸量、实际用纸量、拼晒版费、印刷费、印后加工费、产品运输费等等。有时为了报价的准确性,报价人员需重复多次运算方能确定最终的印刷工价。可见,传统报价方式不仅费时费力,而且不能运算的准确性。

  印刷ERP系统针对行业特点,将工价计算模块分为按系数估价和按成本报价两部分,涵盖材料成本、印刷工艺成本、包装运输费用、管理费用。报价人员根据客户需求,输入印张数,选择印刷材料后就可以向客户提供估价金额。同时报价模块会计算出此批印件的成本金额,大大缩短报价人员的计算时间。“鼠标轻轻点,数据即生成。”

  传统印刷企业资金的回笼,受到许多人为因素的干扰,经常出现“快快印刷,慢慢付款”的被动局面。印刷ERP系统则引入了先进的客户信誉和,通过设置客户信誉等级和受信额度,从源头上解决了资金回笼难的问题。如果客户欠款过多,超出受信额度,ERP系统经初报价之后,不仅无法生成客户订单,还会提示客户“请结清欠款”,成功解决了现实交流中尴尬的问题。同时,ERP系统会根据客户信誉的等级,定时自动提示那些经常拖延付款的客户,有的ERP系统甚至还有自动催款功能。

  按照传统的管理模式,印刷企业管理层想要了解工作进度,就要进车间、下机台。印刷ERP系统的引进改变了这一繁琐的过程。ERP系统技术架构中的B/S架构,将安装程序放在服务器上,所有客户端都可以通过浏览器访问。管理层无论在工厂还是异地办公,足不出户就能随时各部门生产进展情况,企业生产透明度得到大大提升。

  生产过程中原材料的大量损耗是导致企业生产成本提高的重要原因。传统管理模式中,在工价计算部分,印刷企业常采用相同的印刷消耗系数,从而无法得知真正的消耗量。ERP系统的引进则让这个困扰企业许久的问题得到解决。ERP供应商会根据用户反馈的数据及时调整报价时所采用的印刷消耗系数,使数据更贴近实际生产,从而为企业提供更为接近成本的报价价格。如果操作人员一旦发现实际生产中的原材料消耗量大于工料单上的数据,就会从技术上寻找原因,从根本上控制并降低了企业的生产成本。

  印刷企业的物流管理即对印刷耗材的管理,涉及纸张、油墨、润版液和版材等耗材的进货、出货和保存。传统的印刷企业管理,需要仓库保管人员准确记录仓库里各部分耗材的使用量,及时向采购部门反馈信息。ERP系统的引进则降低了仓库保管人员的劳动量。印刷ERP系统会根据企业的规模设定安全库存,仓库保管员只需如实输入每次的进货量和出货量,ERP系统就会自动比较库存值和安全值。若库存值低于安全值,系统就会发出警报,及时提醒采购部门,避免生产缺料的发生。同时,ERP系统也会将所有的印刷耗材按最小使用单位标记,严格控制出货量,降低消耗。另外,ERP系统可以通过网络,随时提供不同印刷耗材供应商的采购报价,既节省了采购成本,又节省了采购时间。

  把ERP的实施称为“一把手工程”,说明了企业决策者在ERP实施过程中的特殊作用。实施ERP涉及企业管理的全方位变革,没有一把手的参与和授权,很难调动全局。因此,企业决策者应该首先是受教育者,其次才是现代管理理论的贯彻者和实施者,如此方能使现代管理意识扎根于企业,成为企业文化的一部分。同时,企业管理班子要“眼睛向内”,做好基础管理工作,这是任何再好的应用软件和软件供应商无法提供的。

  首先,要根据企业的具体需求选择相应的ERP系统,而不是笼统地上小型机。其次,这种投入并非一次性的,技术的进步、管理工作的深入,都会让企业感觉到资源的紧缺,因此,每年应有相应的投入以系统的健康运转。

  在ERP系统的实施周期中,各种影响因素随时都可能发生变化。有效地管理和控制风险是ERP系统实施成功的重要环节之一。这便对实施人员提出了高要求既要懂得计算机技术,又要懂得管理。

  信息技术的发展加快了信息传递的速度和实时性,扩大了业务的覆盖面和信息的交换量,为企业进行信息的实时处理、作出相应的决策提供了极其有利的条件。为了使业务流程能够预见并及时响应的变化,企业必须保持信息的敏捷通畅。正如局限于企业内部的信息系统是不可能实时掌握瞬息万变的全球市场动态一样,多层次臃肿的组织机构也必然无法迅速实时地对市场动态变化做出有效反应。因此,企业通过实施ERP,提升“供需链”管理的竞争优势,势必会引发其业务流程、信息流程和组织机构的全方位。而这个,已不再局限于企业内部,涉及“供需链”上的所有环节。

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